1.1为建立健全全国环境保护档案（以下简称“环保档案”）标准化、现代化的统一检索体系，以适应开发环保档案信息资源，服务于社会主义现代化建设和环境保护事业的需要，制定本细则。
1.2本细则是以中华人民共和国GB 3792.5-85《档案著录规则》为依据，结合环保档案的特点和我国环保档案工作的实际情况而制定的。本细则是环保档案著录的依据。
1.3主要内容与适用范围
本细则规定了环保档案著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源以及著录项目细则。
本细则适用于各级环境保护部门的档案著录，既适用于建立环保档案的手工检索系统，也适用于建立环保档案的机器检索系统。
GB 7156-87文献保密等级代码
GB 2808-81全数字式日期表示法
3.1环保档案
是指各级环境保护机构在环境保护活动中直接形成的，对国家和衬会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.2环保档案著录
在编制环保档案检索工具时，按一定的规则对环保档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3环保档案目录
按照一定的次序编排而成的环保档案条目的组合，是环保档案检索和报道的工具。
3.4条目
组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。
3.5著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。相对独立的项目称为大项，组成各大项的特定内容称为小项。
3.6著录格式
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
4.1题名与责任者项
4.1.1正题名※
4.1.2并列题名
4.1.3副题名及说明题名文字
4.1.4文件编号
4.1.5第一责任者 ※
4.1.6其他责任者
4.1.7附件
4.2文本与版本项
4.2.1文本
4.2.2版本
4.3密级与保管期限项
4.3.1密级
4.3.2保管期限
4.4时间项※
4.5载体类型及形态项
4.5.1载体类型标识
4.5.2数量及单位
4.5.3规格
4.6技术参数项
4.7附注项
4.8标准编号及有关记载项
4.9提要项
4.10排检与编号项
4.10.1分类号※
4.10.2档案馆（室）代号
4.10.3档号※
4.10.4缩微（或光盘）号 ※
4.10.5主题词※
（凡有※者，为必要著录项目，其余为选择项目）
5.1著录项目标识符
5.1.1著录项目之前冠以一定的标识符
— 各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）。
=并列题名。
:副题名及说明题名文字、文件编号、数量及单位、规格。
/第一责任者。
；其他责任者、保管期限、版本。
，两个相同著录项目之间（除附件外）。
+附件。
5.1.2著录项目标识符说明
5.1.2.1除“•一”符占两格并在回行时不应拆开外，其它符号占一格，前后均不再空格。
5.1.2.2除题名与责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。
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下载地址:《HJ/T 9-95 环境保护档案著录细则》
