本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发和利用的基本要求。
本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的科学研究档案管理工作。其他部门、单位的生态环境科学研究档案管理可参照本标准执行。
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 10609.3技术制图-复制图的折叠方法
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GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 18894电子文件归档与电子档案管理规范
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HJ/T 9环境保护档案著录细则
DA/T 2科学技术研究课题档案管理规范
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DA/T 50数码照片归档与管理规范
DA/T 69纸质归档文件装订规范
DA/T 78录音录像档案管理规范
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
生态环境科学研究文件材料ecological and environmental scientific research documents
生态环境科学研究项目（含课题，下同）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中直接形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的记录，以下简称科研文件材料或文件材料。
3.2
生态环境科学研究档案ecological and environmental scientific research records
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的科研文件材料以及标本、样本等实物，以下简称科研档案。
注：不注日期的引用文件，如果最新版本未包含所引用的内容，包含了所引用内容的最后版本适用。
4.1科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项目参加单位提出档案管理要求，明确科研项目参加单位档案管理任务及档案最终归属与流向，并按照有关规定进行审核或验收。
4.2科研项目承担单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度和工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责，并予以考核。
4.3科研项目参加单位应当按照国家有关规定及科研项目承担单位的要求，做好所参加科研项目的文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、鉴定、处置等工作。
4.4科研项目负责人对归档文件材料的真实性、完整性、可用性、安全性、系统性负责，并指定专人负责文件材料的收集、整理、审核，按档案管理要求及时归档。
4.5科研项目承担单位档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位科研档案的集中统一管理，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督、指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。
5.1科研项目参与人员应及时完成文件材料以及标本、样本等实物的积累，科研项目负责人或指定专人根据归档范围（包括但不限于附录A）及时收集文件材料，在本单位档案人员指导下，进行预立卷。
5.2科研文件材料应使用规格统一的文件袋（盒）与实验记录本进行积累，科研文件材料积累袋（盒） 封面格式参见附录B、实验记录本格式参见附录C。
5.3科研文件材料形成时，应采用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式。
5.4科研文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
5.5科研电子文件材料的收集应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件、单台计算机经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由科研人员手工完成积累， 确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。
5.6以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
5.7声像文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。图像电子文件分辨率应达到300dpi以上，视频电子文件应采用300万以上像素拍摄，音频采样率不低于44.1kHz，视频比特率不低于8Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。
5.8科研人员工作变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。
6.1整理的原则和要求
6.1.1科研文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持案卷的成套、系统和案卷内文件材料的有机联系，便于科研档案的保管和利用。
6.1.2科研项目完成或中止后，科研项目负责人或指定专人对所形成的科研文件材料按立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等科研工作阶段进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
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