本标准规定了生态环境档案著录标识符号、著录用文字、著录项目与著录格式、目录数据库、著录信息源以及著录项目细则。
本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的档案著录，可用于建立生态环境档案的检索系统。
本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 3860文献主题标引规则
GB/T 7408数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法
HJ/T 7中国档案分类法 环境保护档案分类表
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
生态环境档案ecological and environmental archives
在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录。
3.2
著录description
在编制档案检索工具时，按一定的规则对生态环境档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3
著录项目description item
揭示档案内容和形式特征的记录事项。
3.4
条目entry
组成档案目录的单元，是对档案的内容和形式特征所作的一条记录，它由著录项目组成，是著录的结果。
3.5
著录格式description format
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.6
档案目录archives catalog
按照一定的次序编排而成的条目的汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
著录标识符号规定如下：
a）=并列题名；
b）： 置于说明题名文字之前；
c）； 用于分隔两个（含）以上责任者项、文件编号、主题词（关键词）项等，也用于题名项、内容提要等项中呈平行关系的词语之间；
d）+用于正本与附件、附件与附件、多种稿本之间的连接；
e）[ ]置于自拟著录内容两端；
f）( )置于解释或补充说明内容的两端，如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文等；
g）？ 用于不能确定的著录内容；
h）– 用于承接上下文、起始与终止时间，以及档号构成要素、电子文档号、缩微号各层次之间的连接；
i）□ 表示一个残缺的、无法辨识的文字，超过三个文字的用三个“□”表示。
5.1著录用汉字应当使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应当依照其文字规则书写。
5.2人名、地名、图形、符号应当按原文照实著录，无法照实著录的可改为其他形式的相应内容，并加“[ ]”标识符号。
5.3著录项目中各种编号、代号、时间、数量中的数字应当采用阿拉伯数字。
6.1著录项目
6.1.1题名与责任者项
a）案卷题名；
b）文件题名；
c）责任者；
d）机构名称；
e）文件编号。
6.1.2稿本与文种项
a）稿本；
b）文种。
6.1.3利用控制与保管期限项
a）密级；
b）保密期限；
c）公开属性；
d） 控制标识；
e） 保管期限。
6.1.4时间项
a）日期；
b）起止日期。
6.1.5载体类型及形态项
a）载体类型；
b）总页数（页数）；
c）件数；
d）载体数量；
e） 载体单位；
f） 载体规格。
6.1.6备注项
6.1.7标准编号及有关记载项
6.1.8提要项
6.1.9排检与编号项
a）分类号；
b）档案馆（室）代号；
c）档号；
d）电子文档号；
e）缩微号；
f）主题词或关键词。
6.2著录格式
生态环境档案的著录格式，以“卷”为单位整理的，分为案卷级目录著录格式与卷内文件级目录著录格式；以“件”为单位整理的，为归档文件目录著录格式。
7.1一般要求
7.1.1以“卷”为单位整理的档案，应当建立案卷级目录数据库、卷内文件级目录数据库；以“件” 为单位整理的档案，应当建立归档文件目录数据库；
7.1.2为满足生态环境档案管理需要，应当建立符合实际需求的结构化关系型机读目录数据库，且目录数据库应当具有可扩展性。
7.2数据库结构
7.2.1案卷级目录数据库结构
案卷级目录数据库结构见表1。
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下载地址:《HJ 9-2022 生态环境档案著录细则》
